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Inspecções intermédias: controlo do custo da devolução de veículos alugados

Como pode evitar o custo da devolução de veículos alugados através de uma gestão optimizada da frota?

Apesar das alterações nos padrões de trabalho, o automóvel continua a ser um dos principais meios de transporte dos trabalhadores. Locação financeira a longo prazo A locação financeira (leasing) continua a ser muito utilizada pelas empresas para constituírem as suas frotas de veículos de serviço ou de empresa. No entanto, o custo da devolução dos veículos no final do contrato aumenta frequentemente os encargos de gestão destas frotas.

Os custos de devolução podem atingir 2 000 a 3 000 euros por veículo, especialmente quando não há visibilidade do estado real dos veículos. Os choques, riscos e arranhões são frequentemente ignorados, deixando os gestores de frota desprevenidos no momento da devolução.

Como é que pode evitar estes custos de devolução inesperados? Eis uma abordagem em quatro etapas para controlar os custos de gestão da frota e limitar os custos de recondicionamento.

Fase 1: Sensibilizar os condutores para a importância da comunicação

Os veículos são geralmente alugados por 36, 48 ou mesmo 60 meses. Durante estes períodos, não é raro que se verifiquem vários tipos de danos e de desgaste.

No entanto, com demasiada frequência, os condutores esquecem-se, deliberadamente ou não, de declarar os danos ao gestor de frota, que se vê então numa situação de total cegueira.

A primeira resposta a esta questão espinhosa está nas mãos dos condutores. É preciso sensibilizá-los para as consequências desta falta de informação e incentivá-los a comunicar mais com o seu gestor de frota.

 Sim, mas não só...!

Passo 2: Utilizar uma ferramenta de gestão de frotas para facilitar a comunicação 

Devem igualmente dispor de um instrumento que facilite a comunicação com o gestor de frota. Estas informações-chave são essenciais para a antecipação.

Por exemplo, isto é o seguinte Ótimoespecialista europeu em veículos conectados desde 2006. O solução de gestão de frotasConsiste numa plataforma de gestão baseada na Web (SaaS) e numa aplicação móvel (que proporciona a interface entre o gestor da frota e os condutores). 

O módulo de gestão de sinistros desenvolvido pela Optimum Automotive permite aos condutores : 

1 - Declarar um crédito (local, data, hora, circunstâncias, fotografias dos danos, etc.) 

2 - Efetuar inventários regulares dos seus veículos:  

  • Frequência: definida pelo gestor de frota  
  • Notificações que convidam os condutores a efetuar uma inspeção completa do seu veículo de acordo com um calendário predefinido.  

Os condutores seguem um "cenário de relatório fotográfico" com 18 pontos de controlo obrigatórios. O número de fotografias é ilimitado:

  • componentes da carroçaria
  • interior do veículo
  • pneus

Passo 3: Chamar o perito automóvel para uma análise aprofundada

Dependendo da dimensão da frota, o controlo destas fotografias pode exigir um investimento significativo de tempo.

Para aliviar a carga, Ótimo chama uma equipa de peritos especializados no restauro de veículos. Estes analisam os danos em pormenor. Calculam o custo das reparações necessárias para manter o veículo em perfeitas condições.

Passo 4: Antecipar em vez de sofrer: uma transferência calma

Munido destas informações preciosas ao longo de todo o ciclo de funcionamento do veículo (fotografias dos danos, estimativas de reparação), o gestor de frota está em condições de fazer escolhas informadas: devolução no estado em que se encontra, reparação com ou sem recurso ao seguro, etc.

Quando chega a altura de devolver o veículo, o gestor de frota pode ficar descansado. Sabe que os veículos devolvidos estão em conformidade com o contrato de aluguer inicial e que não lhe será cobrada qualquer taxa de devolução!

Otimizar a gestão da frota para um controlo total dos custos

Em conclusão, as ferramentas de nova geração permitem racionalizar o fluxo de informações entre os condutores e os gestores de frota. Estes têm uma visibilidade perfeita do estado real da frota.

Além disso, com o apoio de especialistas do sector automóvel, pode antecipar os custos de reparação a um custo inferior. Pode também eliminar a necessidade de pagar a devolução de veículos, dando-lhe um melhor controlo sobre o TCO da frota. Para além dos aspectos económicos, as inspecções regulares dos veículos também ajudam a preservar a "imagem de marca" da empresa (por exemplo, através de veículos com piso) e a marca do empregador (por exemplo, tornando mais atractivos os benefícios disponíveis para os empregados), bem como a prevenir riscos rodoviários (por exemplo, através da verificação do desgaste dos pneus). Como toda a gente sabe, um veículo bem conservado é mais seguro do que um que foi abandonado.