La digitalización de una flota a menudo sigue siendo un proceso complejo, especialmente cuando se trata de equiparse con telemática integrada. En resumen, los equipos temen una posibilidad «seguimiento» por parte del empleador.
¿Cómo podemos superar este miedo? ¿Cómo entrenas a tus equipos? Estos son algunos consejos que debe seguir para cambiar su flota a 100% digital.
Sería difícil digitalizar las flotas en Francia. Si bien las flotas belgas representan «casi el 90%», según Stéphane Penlae, director de la empresa telemática Viasat France, los proveedores de soluciones telemáticas francesas están decepcionados por el hecho de que una pequeña cuarta parte de las flotas francesas estén digitalizadas. Sin embargo, muchos coinciden en que la llegada de la gestión informatizada de activos traería consigo beneficios sustanciales. Algunos incluso presumen de un retorno de la inversión «muy importante», por un coste de digitalización del orden de 120 euros al año y por coche. Luego destacan que, solo en términos de combustible, esta informatización podría generar alrededor de Ahorro del 20%.
Para una persona que conduzca 20.000 km al año, esto supondría un descuento de 4.000 km no recorridos y un coste menos, a 2 euros por litro de aceite, de 8.000 euros.
Entre el retorno de la inversión y la desconfianza
Entonces, ¿cómo explicas que para los jefes, los empleados y, a veces, los administradores de flotas, el juego no merezca la pena? Un recorrido rápido por la situación con estos gerentes arroja luz sobre la situación.
- «La digitalización es larga y difícil», comenta de forma anónima el responsable de una flota de alrededor de cien vehículos. La digitalización de nuestra flota ha sido «gradual». Al principio, en 2021, entre el 20 y el 30% de los usuarios utilizaban nuestros servicios de software. Ahora, casi el 70% ya ha empezado. Sin embargo, algunas personas, en caso de un desastre grave, siempre prefieren tener a un «humano» al teléfono».
- «Dominar un software de gestión de flotas es complicado», continúa un segundo administrador de flota. Sin embargo, el principal obstáculo proviene de los empleados, que confunden la digitalización con la capacidad de hacer frente a la situación.
- «Es una cuestión de cultura», añade un tercero. A los conductores no les gusta que sus jefes los «rastreen». Este es un sentimiento muy compartido, sobre todo porque la digitalización puede equipararse a geolocalización vehículos.
Geolocalización : las reglas a seguir
Configurar una herramienta para geolocalización exige el cumplimiento de una serie de reglas en términos de protección de los conductores empleados. Para hacerlo bien, la forma más eficaz es consultar el sitio web de la CNIL. Por lo tanto, este último recuerda que:
«Los dispositivos de geolocalización se puede instalar en los vehículos utilizados por los empleados para:
- Rastrea, justifica y factura un servicio de transporte de personas, bienes o servicios directamente relacionado con el uso del vehículo.
- Garantizar la seguridad del empleado, la mercancía o los vehículos a su cargo y, en particular, encontrar el vehículo en caso de robo.
- Asigne mejor los recursos para que los servicios se presten en lugares dispersos, especialmente para intervenciones de emergencia.
- Por cierto, lleve un registro del tiempo de trabajo, cuando esto no pueda lograrse por ningún otro medio.
- Respete una obligación legal o reglamentaria que requiera la implementación de un sistema de geolocalización debido al tipo de transporte o a la naturaleza de las mercancías transportadas.
- Compruebe el cumplimiento de las normas de uso del vehículo».
Más información en el sitio web de la CNIL: www.cnil.fr
Testimonios
Philippe Gorse, director ejecutivo de Novares
Especializada en TI, telefonía, sistemas de impresión y ciberseguridad, Novares, con sesenta empleados, inició la telemática hace un año.
«En 2021, queríamos equipar nuestra flota de veinte vehículos con la solución del especialista en telemática Viasat France. Informatizamos nuestro gestión de flotas por dos motivos. La primera: localizar a nuestros empleados para enviar al técnico más cercano lo antes posible cuando nuestros clientes nos llamen con urgencia. De este modo, hemos ahorrado una hora en el tiempo medio de respuesta. El segundo motivo del cambio a la telemática fue económico. Queríamos reducir nuestro consumo de combustible simplificando los recorridos. Luego, los costos de la gasolina cayeron un 20% en un año. Ninguno de nuestros empleados saltó de alegría al implementar esta solución. Sentían que estaban bajo control. Para superar esto, era necesario explicar que esta digitalización de la flota no tenía un carácter «represivo». Que se trataba simplemente de optimizar los costos. El hecho es que un empleado prefirió irse... Pero hoy, cuando este proceso cumple un año, ya nadie se queja de ello. Por lo tanto, con el diálogo y el tiempo, el miedo a ser rastreado finalmente se desvanece. Pero este problema social es, en mi opinión, el principal obstáculo para la digitalización de las flotas».
Recomendaciones para una digitalización exitosa
Explica por qué
Según Stéphane Penlae, para Viasat France, el administrador de la flota debe, en primer lugar, limitar su proyecto a los fines que explicará a los empleados y gerentes.
- «Este es el caso de un cliente de mudanzas que buscaba reducir sus accidentes. Otra empresa quería mejorar su imagen de marca al cruzar ciudades haciendo que sus conductores fueran conscientes de la conducción como un «buen padre». También tuve el caso de una empresa que quería reducir sus costos de combustible para el transporte en un 25%».
Por lo tanto, el primer paso es identificar y explicar su necesidad. «No se digitaliza porque otros hayan empezado a digitalizar. Debe identificar su necesidad, así como la de controlar los costos», insiste Nathalie, gerente de una flota de varios miles de vehículos.
La utilidad de los datos para gestión de flotas
«La ventaja de la digitalización es que se alimenta estructuralmente de datos. Datos que deberán utilizarse para establecer los indicadores de progreso», subraya Franck Guillou, director técnico de RSolutions Expertises.
Creación de un proyecto empresarial
El administrador de la flota debe definir las medidas y convertirlas en un proyecto empresarial, que debe presentarse a la dirección, al CSE, a los representantes del personal, a los sindicatos y a los empleados. El objetivo es asociar los beneficios generados por la herramienta con el bienestar de los conductores, el desarrollo del empleo y la sostenibilidad de la empresa.
Destaque los beneficios
Es fundamental explicar a los conductores las mejoras que van a conseguir, como la simplificación de los procedimientos, la seguridad, la limitación de las horas extras no remuneradas o incluso el bienestar al volante.
Capacitar a los empleados
Por último, la integración de una herramienta debe pasar por una fase de formación. Los empleados deben estar capacitados para usar estas herramientas de manera efectiva. Esto también puede conducir a cursos de conducción ecológica y a la implementación de desafíos para recompensar a los mejores conductores.
Conclusión
La digitalización de las flotas, si bien aporta beneficios claros en términos de ahorro, seguridad y gestión, sigue siendo un importante desafío humano y organizacional. El diálogo, la formación, la transparencia y la participación del equipo son las claves para una transformación exitosa.
Fuente: Flotas de automóviles, octubre de 2023, artículo de Genole Guiomard
#gestion_de_flotte, #géolocalisation, #IA, #économie
