Prensa FRA
FLOTAS DE AUTOMÓVILES
Familia multimedia: Medios profesionales
Periodicidad: Mensualmente
Audiencia: 74.000
Asunto mediático: Auto-Moto-Cyclo
Edición: octubre de 2022
PÁGS. 34-36
Periodista: Eric Gibory
Recuento de palabras: 1564
Gestión de flotas : Interfaces productivas
Para un administrador de flotas, la interfaz de su herramienta gestión de flotas, con los proveedores o internamente, redunda sobre todo en un importante ahorro de tiempo, una mejor optimización de los costes y, sobre todo, una gestión y una toma de decisiones más sencillas.
Estos beneficios también son válidos para otros servicios de la empresa.
Las interfaces son un enlace entre los proveedores de nuestros clientes y nuestra herramienta digital para gestión de flotas.
Desde la empresa de alquiler hasta el transportador o el proveedor de créditos de movilidad, el objetivo sigue siendo proporcionar la máxima cantidad de información relevante para el administrador de la flota.
Esta observación proviene de Géraud Portu, director ejecutivo de GAC Technology.
Cada mes, este editor de software importa, para sus clientes, más de 28 000 archivos o más de 36 millones de filas de datos.
Un TCO más preciso
Gracias a las interfaces, el administrador de la flota se beneficia de una visión más precisa de su TCO, con el resultado de que es más fácil identificar las acciones que se lanzarán para reducir los costos.
«Por ejemplo, los informes de kilometraje obtenidos de las tarjetas de combustible contribuyen a identificar los excesos presupuestarios», afirma Marie-Noëlle Bobet, gerente de flota de Optixt, la editorial del software Winflotte.
«Además del aspecto económico de la optimización del TCO, las interfaces también desempeñan un papel en la calidad del servicio, como en el caso de compartir coche, con la información centralizada en una sola herramienta», añade Géraud Porteu.
Comunícate con otros departamentos
La herramienta de gestión de flotas la mayoría de las veces se comunica con varios departamentos de la empresa.
Porque la flota también se ocupa de los recursos humanos, en particular para gestionar las prestaciones en especie (AEN), o incluso la contabilidad, para procesar los informes de gastos.
De manera más general, también se crean interfaces para la reserva de vehículos gestionados en grupos, para el uso de vehículos compartidos por parte de los empleados los fines de semana o por la noche, etc.
En GAC Technology, la herramienta Flota de automóviles de GAC, por ejemplo, recupera información de los departamentos de recursos humanos para asignar los costos a un centro de beneficios específico.
Luego, el administrador de la flota puede averiguar si un empleado en particular se mudó de un departamento a otro y en qué fecha, para asignar los costos precisos a cada entidad.
En el caso de algunas cuentas importantes, GAC Technology también se encarga de las tareas de contabilidad.
De este modo, en GAC Car Fleet, las facturas se pueden validar y, a continuación, enviar al departamento de contabilidad.
Ayuda para tomar decisiones
«Las interfaces conducen a la recopilación e intercambio de datos, un elemento fundamental sobre el que los administradores de flotas toman decisiones a través de algoritmos y aplicaciones», valida Daniel Vassallucci, presidente de la empresa de telemática Optimum Automotive. Para este gerente, los desafíos son múltiples y requieren confiar en los datos, pero también en algoritmos y herramientas para controlar estos datos. Luego, las interfaces agregan la mayor cantidad de información posible para que el algoritmo tome las decisiones correctas», continúa Daniel Vassallucci. Buenas decisiones que pueden tener que ver con la electrificación de la flota, la reducción de la huella medioambiental, la renovación de los vehículos, la política automovilística, la prevención de los riesgos viales, etc. «Cuando la empresa se ha tomado el tiempo de dominar los datos con Toutil, el proceso de toma de decisiones es más objetivo», añade.
Más tiempo, menos errores
Más allá de estas ventajas, el tiempo ahorrado representa otro beneficio importante que proporcionan las interfaces, en particular al evitar entradas dobles. Esto es aún más cierto cuando estos datos se ponen a disposición de toda la empresa, a través de herramientas tradicionales de Internet, como el correo electrónico, o cuando se integran directamente en herramientas de CRM, ERP o software de contabilidad. A nivel interno, la mayoría de las veces los intercambios se realizan con la dirección general, los recursos humanos, los recursos humanos, las finanzas y la contabilidad, lo que evita, gracias a las interfaces, la necesidad de volver a introducir estos datos. «Las interfaces evitan los errores provocados por la doble entrada de datos», insiste Marie-Noëlle Bobet, de Optix. Siempre con el fin de garantizar una buena gestión, estas interfaces también se pueden conectar a sistemas informáticos.
BPCE Car Lease habla con sus clientes
BPCE Car Lease, una empresa de alquiler multimarca, dirige una flota de 38 000 vehículos, tres cuartas partes de los cuales son turismos y un cuarto son vehículos comerciales ligeros. A través de la plataforma Optimum Automotive, BPCE Car Lease distribuye los datos de sus vehículos a sus distintos clientes. «Las interfaces tienen un enorme impacto en las misiones de los administradores de flotas», opina Christophe Mangin, experto en precios y nuevos productos del departamento de operaciones de la empresa de alquiler. Cuando establecemos un contrato, nos aseguramos de que los flujos de datos se compartan. Esta conectividad abarca desde el intercambio de archivos por correo electrónico hasta la extranet de máquina a máquina». La información recopilada por BPCE Car Lease se retransmite a los clientes desde su plataforma dedicada. Cada empresa conserva la posibilidad de integrar proveedores de servicios externos a este centro. Esto es especialmente cierto cuando la empresa no contrata a la empresa de alquiler de neumáticos, sino que utiliza una red especializada. «Para que cumplan su propósito, las interfaces deben ser lo más sencillas y discretas posible», subraya Christophe Mangin. El archivo que busca debería poder descargarse en menos de cinco minutos. Las interfaces también deben ofrecer un historial de todos los datos y garantizar la conectividad con cualquier operador nuevo».
Para BPCE Car Lease, pasar de Excel a una plataforma conectada ahorra entre un 15 y un 20% del tiempo dedicado a administrar la flota. Además, el gerente obtiene una visibilidad completa de su TCO y su TCM. También puede evaluar el costo de las nuevas formas de movilidad. Por lo tanto, las interfaces ofrecen la oportunidad de implementar la movilidad multimodal, con comentarios sobre los servicios más recientes, como el uso compartido de bicicletas. Este es el caso deANTAI (Agencia Nacional para el Tratamiento Automatizado de Infracciones), con la que una empresa puede analizar las infracciones de tráfico denunciadas y la identidad de los conductores multados. En este contexto, los archivos de recursos humanos que se actualizan periódicamente permiten, en caso de que se solicite, designar al conductor responsable de la multa, con sus coordenadas exactas.
Administración más sencilla en el grupo Pernod Ricard
El grupo Pernod Ricard, que utiliza la herramienta Winflotte, destaca esta facilitación de la gestión y el consiguiente ahorro de tiempo. «Las interfaces generan importantes ahorros de tiempo. La gestión de flotas ya no tiene que validar todas las facturas de los inquilinos y la contabilidad ya no tiene que procesarlas manualmente. Estas interfaces también contribuyen a una mejor optimización. Nos esforzamos por lograr la excelencia operativa, por lo que queremos reducir la cantidad de procedimientos manuales. Otra ventaja es que se reduce el riesgo de errores y obtenemos un informe de las anomalías», explica Maeva Roubaud, directora de la flota de 750 vehículos del especialista en vinos y bebidas espirituosas (consulte el testimonio en la página 34). Así lo confirma Franck Lallet, director de ventas del editor de software de gestión de flotas Informakit: «A veces nos damos cuenta de que, con las tablas de Excel, el gerente dedica tanto tiempo a escribir que ya no tiene tiempo para analizar los costos de su flota».
Estuches de hormigón
Audrey Leroy no lo contradecirá. Este gerente de una flota de 1200 vehículos trabaja para Orexad Brammer, un distribuidor de suministros industriales que ha optado por la herramienta tecnológica GAC. «El software y sus interfaces ahorran una cantidad considerable de tiempo. En comparación con Excel, es incomparable, recuerda. Con el enlace conANTAI, también dedicamos menos tiempo a procesar la energía fotovoltaica y ahorramos una cantidad significativa de papel. Nuestro servicio de gestión de flotas tiene tres personas. Sin GAC Car Fleet y con Excel, necesitaríamos una persona más para llevar a cabo las mismas misiones», explica Audrey Leroy. Quién también señala la sencillez de crear una interfaz. «Para ello, GAC Technology nos proporciona un ejemplo de correo electrónico para pedirle al proveedor que haga lo que sea necesario en colaboración con sus equipos. Por lo tanto, cuando compramos una empresa, solicito al editor y a los proveedores que integren los nuevos datos», continúa (consulte el testimonio que figura a continuación).
Sin embargo, las herramientas informáticas no eximen al administrador de la flota de tener que controlar los elementos que aparecen en su software. Por ejemplo, si un registro no es reconocido por un archivo de facturación, este administrador debe realizar las comprobaciones necesarias.
Sin papel, sin escribir
Gracias a las interfaces y herramientas informáticas, algunas empresas ya no ingresan ningún dato relacionado con sus gastos. Más allá de la facturación, esta práctica sin duda se generalizará entre todos los proveedores del ecosistema de flotas y en todos los departamentos de la empresa. Tras el «cero papel», las empresas ahora pueden aspirar a «cero entradas».
Eric Gibory
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