Cuando se trata de la gestión de la flota de vehículos, ¡cada euro cuenta! En muchas empresas, el coste total de propiedad (TCO) suele ser el segundo gasto más importante después de los salarios. Entre los diversos componentes del coste total de propiedad, los accidentes y los daños a los vehículos tienen un impacto negativo. Además de los costos de reparación, hay muchos costos ocultos que a menudo se subestiman. En este artículo, analizaremos los diferentes impactos de los accidentes y los daños causados por los automóviles, así como las diversas áreas de optimización.
Los costos ocultos de los accidentes y daños automovilísticos:
Lamentablemente, este es el caso: los vehículos de la empresa sufren daños más o menos graves durante su uso. Ya se trate de accidentes o simples arañazos, estos eventos pueden, en última instancia, tener un impacto significativo en el costo total de la flota.
Detrás de los costos de reparación y restauración, a menudo hay otros tipos de costos que a menudo se pasan por alto y se acumulan.
Primero, consideremos el escenario en el que el administrador de la flota está al tanto de los accidentes y daños... es decir, los denunció el conductor. Con pleno conocimiento de los hechos, el administrador de la flota puede decidir tomar medidas para solucionar la situación. Pueden presentar una reclamación ante la compañía de seguros, organizar las reparaciones o proporcionar un vehículo de reemplazo. Dependiendo de las medidas tomadas, es posible que se incurra en varios costos.
Tiempo de inactividad:
Por encima de todo, un vehículo fuera de servicio para su reparación representa una posible pérdida de ingresos. Por lo tanto, una empresa de reparación de viviendas no estaría en condiciones de cumplir su misión y, por lo tanto, de facturar a sus clientes. Por supuesto, algunos contratos de alquiler o seguro prevén la provisión de vehículos de reemplazo para este tipo de eventos. Este servicio generalmente aumenta el precio del alquiler.
Otra solución es alquilar un vehículo de reemplazo temporalmente. Pero también tiene un costo.
Aumento de las primas de seguro:
Los accidentes de vehículos generalmente conducen a un aumento de las primas de seguro. Estos aumentos de precios no solo se refieren a los vehículos dañados, sino que generalmente se aplican a toda la flota durante los próximos meses y años.
Pérdida de productividad:
Los accidentes suelen provocar retrasos en las entregas. Pero también la falta de citas y otros problemas que pueden comprometer la productividad de la empresa en su conjunto.
Depreciación del vehículo:
Incluso después de la reparación, un vehículo dañado por un accidente puede depreciarse más rápidamente que otros vehículos de la flota, lo que reduce su valor de reventa.
Ahora pasemos a otro escenario, que lamentablemente es bastante común: un accidente o un daño menor desconocido para el administrador de la flota. Vamos a ilustrarlo con un ejemplo trivial que, sin embargo, es tan común y con consecuencias tan graves. El conductor sale del estacionamiento de un cliente y accidentalmente choca levemente con la puerta. Salió de su vehículo y vio una pequeña abolladura en el guardabarros delantero derecho y arañazos en la pintura. A continuación, considera que los daños son leves y no graves (o teme ser reprendido por su dirección). Después de todo, no afecta en modo alguno al rendimiento del vehículo, ¡y no es su vehículo personal! Decide ignorar el incidente (al que sin duda seguirán otros incidentes de la misma naturaleza). Como dice el refrán, ¡«ni visto ni conocido»! Sí... hasta el día en que el vehículo llegue al final de su contrato y deba devolverse a la empresa de alquiler.
Un buen día, el administrador de la flota informa al conductor que el vehículo debe devolverse en un plazo de 15 días. ¡Ay! Es demasiado tarde para que el conductor cambie de rumbo e informe al gerente de los daños causados en los últimos 36 o 48 meses. También es demasiado tarde para decir «mea culpa» y esperar que el vehículo se repare a tiempo.
Entonces, ¿qué pasa?
La inspección realizada por el arrendador destaca todos los daños causados al vehículo y genera, de acuerdo con el contrato de alquiler inicial, una factura inesperada para el administrador de la flota. Si el coste de la reparación es inferior a 1000€, no te preocupes, vas bien.
Pero como habrás entendido, la factura de los gastos de devolución suele superar los 2.000 euros, o incluso los 3.000 euros, o incluso mucho más. El gerente se enfrenta entonces a un trato cerrado y solo puede reconocer un gasto elevado e inesperado.
Áreas de optimización
La mejor forma de evitar este tipo de situaciones es, sobre todo, la prevención. También hay que tener en cuenta que la prevención de riesgos (incluidos los riesgos viales) es un requisito legal para los gerentes de empresas.
Identificación de conductas de riesgo:
La telemática integrada permite analizar constantemente el comportamiento en carretera de cada conductor. En el caso de la plataforma de gestión de flotas Optimum Automotive, se examinan varios criterios: tomar curvas, frenar y acelerar. El procesamiento de estos eventos de conducción mediante algoritmos permite establecer una puntuación, denominada «puntuación de índice ecológico», para cada conductor. De este modo, se puede reconocer a los buenos conductores y se puede identificar a los menos buenos y someterlos a medidas específicas.
Entrenamiento y estimulación
Desafortunadamente, es imposible cambiar el comportamiento de la carretera de la noche a la mañana. Para algunos conductores, habrá que iniciar un proceso de formación: cursos en línea, cursos de circuito con un entrenador profesional. Se pueden contemplar varias fórmulas. Más allá de la formación, hay que observar los resultados (mejora de la puntuación del ecoíndice) y estimularlos a medio y largo plazo. La solución de gestión de flotas permite, por lo tanto, crear varios desafíos para estimular y mantener los resultados obtenidos.
Mantenimiento de vehículos
La conclusión es clara: un vehículo bien mantenido es más seguro que uno que no recibe mantenimiento. El mantenimiento regular del vehículo puede ayudar a detectar y reparar los problemas antes de que se conviertan en incidentes graves. Para lograrlo, la solución de gestión de flotas de Optimum Automotive recupera automáticamente la lectura del odómetro. También está vinculada a los programas de mantenimiento de los fabricantes de automóviles. Esto proporciona al administrador de la flota una visibilidad total y alertas sobre los plazos y el contenido del mantenimiento recomendado por el fabricante.
Participación del conductor:
Como vimos en el ejemplo anterior, un administrador de flota no puede anticipar lo que no sabe. Por lo tanto, es aconsejable situar al conductor en el centro del proceso para optimizar el impacto de los accidentes y los daños causados a los vehículos de motor. Con este fin, Optimum Automotive ha diseñado, en asociación con R Solution Expertises, un «módulo para gestionar los accidentes y los daños causados por los automóviles». El módulo está integrado en la aplicación Mobile Optimum Connect (disponible para los conductores) para permitir la notificación inmediata (fecha, hora, ubicación, tipo de evento, fotos del incidente, etc.) de cualquier accidente o daño. Luego, la información se transmite automáticamente al administrador de la flota, quien puede iniciar la acción adecuada.
A través de este servicio, también se invita regularmente al conductor a realizar un inventario completo de su vehículo, con fotos de respaldo. Arañazos, golpes... De este modo, el gerente se beneficia regularmente de una visibilidad perfecta del estado general del vehículo y puede tomar las decisiones necesarias para anticipar con tranquilidad la devolución del vehículo.
Para resumir:
Las peores sorpresas suelen ser las que se descubren por casualidad o demasiado tarde.
Gracias a los avances en las herramientas de gestión de flotas de vehículos, ahora es posible planificar con antelación el mantenimiento de los vehículos, la formación de los conductores en riesgo, las posibles reparaciones antes de la devolución, etc.
Esto permite al administrador de la flota reducir de manera significativa y sostenible el costo total de la flota de vehículos.
