En matière de gestion de flotte de véhicules, chaque euro compte ! Dans de nombreuses entreprises, le coût total de possession (TCO) est souvent la deuxième dépense la plus importante après les salaires. Parmi les différentes composantes du TCO, les accidents et les dommages causés aux véhicules ont un impact négatif. Outre les coûts de réparation, de nombreux coûts cachés sont souvent sous-estimés. Dans cet article, nous analyserons les différents impacts des accidents et des dommages automobiles, ainsi que les différents domaines d'optimisation.
Les coûts cachés des accidents de voiture et des dommages :
C'est malheureusement le cas : les véhicules de fonction subissent des dommages plus ou moins graves au cours de leur utilisation. Qu'il s'agisse d'accidents ou de simples égratignures, ces événements peuvent à terme avoir un impact significatif sur le coût total de la flotte.
Derrière les coûts de réparation et de restauration, il existe souvent d'autres types de coûts qui sont souvent négligés et qui s'accumulent.
Considérons d'abord le scénario dans lequel le gestionnaire de flotte est au courant des accidents et des dommages... c'est-à-dire qu'ils ont été signalés par le conducteur. En toute connaissance de cause, le gestionnaire de flotte peut décider de prendre des mesures pour remédier à la situation. Ils peuvent déposer une réclamation auprès de la compagnie d'assurance, organiser des réparations ou fournir un véhicule de remplacement. En fonction des mesures prises, différents coûts peuvent être encourus.
Temps d'arrêt :
Un véhicule hors service pour réparation représente avant tout une perte de revenus potentielle. Une entreprise de réparation domiciliaire ne serait donc pas en mesure de remplir sa mission et donc de facturer ses clients. Certains contrats de location ou d'assurance prévoient bien entendu la mise à disposition de véhicules de remplacement pour ce type d'événement. Ce service fait généralement gonfler le montant de la location.
Une autre solution consiste à louer temporairement un véhicule de remplacement. Mais cela a aussi un coût.
Augmentation des primes d'assurance :
Les accidents de véhicules entraînent généralement une augmentation des primes d'assurance. Ces hausses tarifaires ne concernent pas uniquement les véhicules endommagés mais sont généralement appliquées à l'ensemble du parc pour les mois et les années à venir.
Perte de productivité :
Les accidents entraînent souvent des retards de livraison. Mais aussi des rendez-vous manqués et d'autres problèmes qui peuvent compromettre la productivité de l'entreprise dans son ensemble.
Amortissement des véhicules :
Même après réparation, un véhicule endommagé par un accident peut se déprécier plus rapidement que les autres véhicules du parc, ce qui réduit sa valeur de revente.
Passons maintenant à un autre scénario, malheureusement assez courant : un accident ou des dommages mineurs inconnus du gestionnaire de flotte. Illustrons cela par un exemple anodin qui est pourtant si courant et aux conséquences si graves. Le chauffeur sort du parking d'un client et heurte accidentellement légèrement le portail. Il sort de son véhicule et remarque une légère entaille sur l'aile avant droite et des égratignures sur la peinture. Il considère alors que le dommage est mineur et qu'il n'est pas grave (ou craint d'être réprimandé par sa direction). Après tout, cela n'affecte en rien les performances du véhicule, et il ne s'agit pas de son véhicule personnel ! Il décide d'ignorer l'incident (qui sera certainement suivi par d'autres incidents de même nature). Comme le dit le proverbe, « ni vu ni connu » ! Oui... jusqu'au jour où le véhicule arrive à la fin de son contrat et doit être restitué à la société de location.
Un beau jour, le gestionnaire de flotte informe le conducteur que le véhicule doit être restitué dans les 15 jours. Aïe ! Il est trop tard pour que le chauffeur fasse marche arrière et informe le responsable des dommages causés au cours des 36 ou 48 derniers mois. Il est également trop tard pour dire « mea culpa » et espérer que le véhicule sera réparé dans les délais impartis.
Que se passe-t-il alors ?
L'inspection effectuée par le loueur met en évidence tous les dommages causés au véhicule et génère, conformément au contrat de location initial, une facture imprévue pour le gestionnaire de flotte. Si le coût de la réparation est inférieur à 1000€, pas de panique, vous vous en sortez bien.
Mais vous l'aurez compris, la facture des frais de retour dépasse souvent les 2 000 euros, voire 3 000 euros, voire bien plus. Le dirigeant se retrouve alors devant le fait accompli et ne peut que reconnaître une dépense lourde et imprévue.
Domaines d'optimisation
Le meilleur moyen d'éviter ce type de situation est avant tout la prévention. Il convient également de noter que la prévention des risques (y compris le risque routier) est une obligation légale pour les dirigeants d'entreprise.
Identification des comportements à risque :
La télématique embarquée permet d'analyser en permanence le comportement routier de chaque conducteur. Dans le cas de la plateforme de gestion de flotte Optimum Automotive, différents critères sont passés au crible : les virages, le freinage et l'accélération. Le traitement de ces événements de conduite par des algorithmes permet d'établir une note, appelée « note d'éco-indice », pour chaque conducteur. Les bons conducteurs peuvent ainsi être reconnus et les moins bons conducteurs peuvent être identifiés et soumis à des mesures spécifiques.
Entraînement et stimulation
Malheureusement, il est impossible de modifier le comportement routier du jour au lendemain. Pour certains conducteurs, un processus de formation devra être engagé : cours en ligne, cours en circuit avec un formateur professionnel. Différentes formules peuvent être envisagées. Au-delà de l'entraînement, les résultats devront être observés (amélioration du score de l'éco-indice) et stimulés à moyen et long terme. La solution de gestion de flotte permet ainsi de créer différents défis pour stimuler et pérenniser les résultats obtenus.
Entretien des véhicules
La conclusion est claire : un véhicule entretenu rigoureusement est plus sûr qu'un véhicule non entretenu. L'entretien régulier des véhicules peut aider à détecter et à réparer les problèmes avant qu'ils ne deviennent des incidents majeurs. Pour y parvenir, la solution de gestion de flotte Optimum Automotive récupère automatiquement le relevé du compteur kilométrique. Il est également lié aux calendriers d'entretien des constructeurs automobiles. Cela donne au gestionnaire de flotte une visibilité totale et des alertes sur les délais et le contenu de la maintenance recommandée par le constructeur.
Implication des conducteurs :
Comme nous l'avons vu dans l'exemple précédent, un gestionnaire de flotte ne peut pas anticiper ce qu'il ne connaît pas. Il est donc conseillé de placer le conducteur au cœur du processus afin d'optimiser l'impact des accidents et des dommages causés aux véhicules automobiles. À cette fin, Optimum Automotive a conçu, en partenariat avec R Solution Expertises, un « module de gestion des accidents et des dommages automobiles ». Le module est intégré à l'application Mobile Optimum Connect (mise à la disposition des conducteurs) pour permettre le signalement immédiat (date, heure, lieu, type d'événement, photos de l'incident, etc.) de tout accident ou dommage. Les informations sont ensuite automatiquement transmises au gestionnaire de flotte, qui peut alors lancer l'action appropriée.
Par le biais de ce service, le chauffeur est également régulièrement invité à réaliser un inventaire complet de son véhicule, photos à l'appui. Rayures, bosses... le responsable bénéficie ainsi régulièrement d'une parfaite visibilité sur l'état général du véhicule et peut prendre les décisions nécessaires pour anticiper sereinement le retour du véhicule.
Pour résumer :
Les pires surprises sont généralement celles que l'on découvre par hasard ou trop tard.
Grâce aux avancées des outils de gestion de flotte de véhicules, il est désormais possible de planifier à l'avance l'entretien des véhicules, la formation des conducteurs à risque, les réparations éventuelles avant le retour, etc.
Cela permet au gestionnaire de flotte de réduire de manière significative et durable le coût total de la flotte de véhicules.
