Le mois de septembre rime avec rentrée. Chaque rentrée est un nouveau départ, le bon moment pour revoir son organisation, revoir ses priorités et adopter de bonnes pratiques. Gestionnaires de flottes, repartez sur de bonnes bases pour renforcer l’efficacité opérationnelle de votre flotte automobile. Voici dans cet article, 10 conseils pour optimiser la gestion de sa flotte automobile pour une rentrée plus performante.
1 – Réaliser un audit de votre flotte automobile
Un état des lieux de votre flotte précis permet, avant toute action corrective, de connaître la situation actuelle de votre parc automobile. L’audit est la première étape vers une gestion plus stratégique. On pourra notamment relever :
- Le nombre de véhicules & leurs typologies (électriques, thermiques, vp..)
- Le kilométrage réalisé par véhicule et pour la flotte entière
- Le taux d’utilisation et l’immobilisation des véhicules
- Les consommations énergétiques de flotte…
Cette étude permettra de faire le bilan, détecter les écarts et repérer les postes de dépenses excessifs ou encore d’identifier les différents leviers d’économies.
La plateforme OPTIMUM simplifie cette première étape offrant en temps réel, grâce à la centralisation des données, une vision 360° de votre parc automobile !
2 - Optimiser les trajets grâce à la géolocalisation
OPTIMUM permet la géolocalisation et le suivi des véhicules de votre flotte automobile en temps réel. Ce niveau de détail permet l’analyse des trajets des véhicules, l’identification de détours potentiels, les arrêts, itinéraires non optimisés….
Cette visibilité contribue à optimiser les trajets des véhicules afin de réduire le kilométrage global de la flotte automobile et ainsi réduire les dépenses de carburant et l’usure des véhicules.
En parallèle, la géolocalisation contribue également à renforcer la sécurité de votre flotte automobile : en cas de vol, de panne ou d’urgence, le véhicule est géolocalisé, ce qui, facilite les interventions.
3 – Améliorer le comportement de conduite de vos conducteurs
Le comportement de conduite a un impact direct sur la sécurité routière, la consommation de carburant, l’usure des véhicules et même l’image de votre entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de pouvoir le mesurer, l’analyser afin de l’améliorer.
Grâce à ses modules d’analyse de conduite embarqués, la plateforme Optimum fournit des données précises sur les pratiques de vos conducteurs :
- Freinages brusques
- Vitesse moyenne et pics de vitesse
- Durée de conduite sans pause
- Taux d’écoconduite par conducteur
Ces informations permettent d’identifier les comportements à risque afin d’agir et d’améliorer les comportements de conduite. La formation, la sensibilisation à l’écoconduite permettent d’influer les comportements. En effet, la solution de gestion de flotte automobile OPTIMUM offre la possibilité de créer des défis / challenges internes valorisant un score d’écoconduite par conducteur. Un moyen stimulant de challenger et de former ses équipes par le jeu.
4 – Automatisez le suivi technique, administratif et financier
La gestion de flotte automobile implique une multitude de tâches chronophages et complexes : respect des échéances d’entretien, surveillance des lois de roulage définis dans les contrats de location ou LLD, contrôles techniques, suivi des factures fournisseurs, paiements de taxes, traitement des amendes, etc. Gérés manuellement via des fichiers Excel ou des rappels Outlook, ces éléments sont souvent source d’oublis, d’erreurs et de perte de temps.
Passez à une gestion intelligente et automatisée de l’ensemble de votre parc avec la solution de gestion de flotte automobile OPTIMUM :
La plateforme OPTIMUM vous permet d’anticiper les événements liés à votre flotte automobile : Vous recevrez des alertes automatiques en cas de révisions, de contrôles techniques de vos véhicules, de sur-roulage ou sous-roulage... Vos documents, contrats, cartes grises sont ainsi centralisées, accessibles à tout moment.
Votre suivi financier est également facilité : la centralisation des données de facturation permet à la plateforme de vous proposer une analyse des dépenses par poste (carburant, assurance…) et de gérer à la demande, ou selon une fréquence définie par vos soins, des rapports de gestion détaillés.
Vous disposez ainsi d’une vision claire de vos budgets et un suivi dynamique de votre TCO (coût total de possession).
5 - Piloter votre transition énergétique
La décarbonation de la mobilité est une priorité stratégique pour de nombreuses entreprises notamment sous l’impulsion des mesures gouvernementales (Loi d’Orientation des Mobilités, Loi CAFE, Zones à Faibles Émissions). OPTIMUM accompagne votre transition en vous mettant à disposition des éléments clés :
- Une analyse rigoureuse des usages comprenant la fréquence des trajets, les distances parcourues, les temps d’arrêts…
- Une identification des véhicules dont les usages sont compatibles avec une motorisation électrique
- Un suivi des émissions de CO2 par véhicule et pour la flotte
Réduire votre empreinte carbone, anticiper les obligations réglementaires devient possible. OPTIMUM est votre partenaire dans une mobilité plus durable, vers une image de votre entreprise engagée.
6 - Planifier les renouvellements de votre flotte automobile
Renouveler ses véhicules doit intervenir au « bon moment » : c’est-à-dire ni trop tôt, ni trop tard !
La plateforme Optimum intervient dans votre prise de décision. Elle vous permet de récolter et analyser en temps réel des informations essentielles comme :
- Le TCO (coût total de possession) de votre flotte
- L’historique de votre flotte : pannes, réparations, kilomètres…
- La compatibilité avec de nouveaux objectifs, enjeux environnementaux (ZFE, verdissement de la flotte…)
Planifier stratégiquement le renouvellement de vos véhicules c’est maximiser la rentabilité, aligner votre flotte avec vos engagements et objectifs. Avec Optimum, vous disposez d’un outil de pilotage fiable, agile et durable.
7 – Gagner du temps sur la gestion des amendes
La gestion des amendes est souvent une tâche fastidieuse et source d’erreurs : délais de traitement trop longs, mauvaise affectation du conducteur, oublis… Résultat : des pertes de temps pour les gestionnaires et des complications pour les collaborateurs.
La plateforme Optimum vous fait gagner en efficacité en automatisant cette gestion grâce à l’intégration avec ANTAI :
- Détection automatique des amendes reçues
- Affectation rapide au bon conducteur, avec envoi d’alertes pour une prise en charge immédiate
- Suivi centralisé des infractions, pour une traçabilité optimale et une réduction du risque d’amendes majorées
Vous simplifiez vos processus, gagnez du temps au quotidien et améliorez la réactivité de vos équipes.
8 - Encourager aux mobilités alternatives : autopartage et covoiturage
Réduire le nombre de véhicules au sein de votre flotte tout en maintenant la mobilité de vos collaborateurs est possible. L’autopartage et le covoiturage permettent d’optimiser l’utilisation des véhicules disponibles, de réduire les coûts et l’empreinte carbone de la flotte automobile. Le service autopartage/covoiturage OPTIMUM permet de :
- Planifier des réservations pour des véhicules en autopartage, visualiser les disponibilités de véhicules en temps réel
- Gérer la mise à disposition des clés via des armoires à clés connectées et sécurisées
- Suivre les trajets partagés par les différents collaborateurs
En adoptant une politique de mobilité plus douce, vous limitez le nombre de véhicules inutilisés et vous vous inscrivez dans une mobilité plus responsable.
9 - Suivre la consommation de carburant de la flotte automobile
Le carburant représente un des post de dépense les plus important de la flotte. Suivre la consommation de près est indispensable pour déceler les anomalies et identifier les économies potentielles à réaliser.
Notre module Fuel Monitoring permet de suivre et analyser précisément la consommation réelle par véhicule et de détecter les écarts entre les pleins effectués et les factures de carburant.
10- Optimiser la fiscalité sur votre flotte : avantages en nature, taxes sur les émissions de CO2
La fiscalité des véhicules d’entreprise peut représenter un poids conséquent pour les entreprises, en particulier avec les réformes récentes sur les avantages en nature (AEN), taxes CO2 …. La plateforme OPTIMUM vous permet d’optimiser la gestion fiscale de votre flotte automobile :
- Automatisation du calcul de la taxe annuelle sur les émissions de CO2 et la taxe annuelle sur les émissions de polluants
- Simulation fiscale sur le régime des AEN : au réel ou au forfait ? La distinction automatique des usages privés/professionnels vous permet d’opter pour le régime fiscal le plus favorable. À la clé, des économies conséquentes pour l’entreprise et un pouvoir d’achat préservé pour les collaborateurs titulaires d’un véhicule de fonction.
- Et si cette rentrée était l’opportunité de faire mieux ?
En conclusion
Optimiser la gestion de votre flotte automobile, c’est agir sur tous les fronts : performances économiques, conformité réglementaire, sécurité des collaborateurs, responsabilité environnementale… Avec une approche structurée et les bons outils comme la plateforme OPTIMUM, vous posez les bases d’une gestion plus efficace, plus durable et plus sereine.
Alors en cette rentrée, cap sur les bonnes pratiques et les bons réflexes !
