Prix d'un logiciel de gestion de flotte : quelle offre choisir ?

Si le prix s’inscrit généralement entre 10 et 20€ par mois et par véhicule, il varie selon de nombreux facteurs. Le bon calcul, pour choisir parmi les meilleurs logiciels de gestion de flotte, n'est pas forcément de prendre le moins cher. Il faut mettre en rapport le coût, et le bénéfice attendu d’un système de gestion de flotte. La performance seule ne fait pas tout non plus. L'essentiel est de retenir la solution qui répond aux besoins de votre flotte de véhicules et aux objectifs de votre entreprise, qu'elle soit de petite taille ou qu'elle dispose d'un parc automobile important, réparti ou pas sur plusieurs sites géographiques. De même, il ne faut pas négliger la possibilité d'accès à la plateforme via une application mobile, afin de garder le contact avec vos conducteurs sur le terrain. Le financement se fait généralement à travers un abonnement au mois tout compris de type SaaS (Software as a Service), sans surprise.

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1. Le composant incontournable du prix : le matériel et son installation

Le matériel est un poste important du coût d'une solution de gestion de flotte automobile, au même titre que l'installation. Côté logiciel, la solution est proposée en mode SaaS, avec un abonnement mensuel : aucun logiciel à installer sur vos postes, la plateforme de gestion de flotte est accessible en ligne, pour piloter votre parc au quotidien. Le traceur GPS vient s'y ajouter, et c'est lui qui fait le plus varier le prix, d'où trois questions dès le départ : quel type de boîtier télématique faut-il choisir ? Existe-t-il déjà un boîtier natif sur mes véhicules ? L'installateur devra-t-il se déplacer plusieurs fois dans mon entreprise ?

A. Le matériel : quel boîtier pour quels véhicules ?

Le traceur est l'outil qui fait remonter les informations de vos véhicules vers la plateforme de gestion. Selon votre flotte, deux cas se présentent :

• Le boîtier natif (OEM) : il est déjà intégré au véhicule par le constructeur. Grâce aux agréments d'Optimum auprès des constructeurs, les données réelles de votre parc remontent sans ajout de boîtier supplémentaire.
• Le boîtier additionnel : lorsque la connexion n’est pas possible via le boitier natif, il est possible d’en ajouter un. Le raccordement (3 fils, 2 fils, boîtier CAN 4G…) varie selon le modèle du véhicule, et selon les besoins.

Le tarif diffère car les temps de mise en marche ne seront pas les mêmes selon le matériel.

Dans les deux cas, vous accédez à toute la puissance fonctionnelle de la plateforme, au prix le plus juste. Un bon système de télématique embarquée ne doit pas obliger à surinvestir : chaque véhicule est équipé selon ses capacités et ses réels besoins, que ce soit pour des véhicules professionnels ou pour des engins et poids lourds.

B. L'installation : par vos soins ou par un technicien ?

Le coût dépend du mode d'installation retenu et du nombre de véhicules à équiper : plus la taille de la flotte est importante, plus le nombre d'interventions compte pour une entreprise qui veut garder le contrôle de son budget. Au-delà d’un certain nombre de véhicules, la planification de la mise en place est très importante, et il faut en tenir compte pour le prix.

C'est pourquoi chez Optimum, nous commençons par un audit pour évaluer ce qui est nécessaire : quels véhicules ont besoin d'un boîtier additionnel, combien de véhicules équiper au début du contrat sur combien de sites géographiques distants, comment les pannes seront gérées…

Vous n'avez d'ailleurs pas besoin d'équiper tous vos véhicules dès le début pour bien piloter votre flotte. Il est possible de commencer par une partie de la flotte, selon l'objectif visé :

• équiper les véhicules qui roulent le moins, pour identifier les conducteurs occasionnels et mieux mutualiser les véhicules de la flotte ;
• équiper les utilitaires professionnels qui font le plus de route : avec un meilleur suivi des kilomètres, vous pouvez optimiser les itinéraires de la flotte et économiser du carburant.

2. Choix des options et modules nécessaires

Une fois l'installation terminée, c'est l'exploitation des données de télématique embarquée qui donne sa valeur au logiciel de gestion de flotte. La solution de télématique est modulaire : vous sélectionnez, pour chaque véhicule et chaque conducteur, les services connectés dont vous avez besoin, puis vous pouvez ajouter des options au fil du temps. Toutes les offres du marché ne donnent pourtant pas accès aux mêmes fonctionnalités pour le même prix. Avant de comparer des tarifs, il faut donc vérifier ce que contient réellement chaque abonnement.

A. Offre tout compris ou offre modulaire : 2 logiques de prix

On trouve ces deux grands modèles chez les éditeurs de logiciels de gestion de flotte.

Pour comparer les offres, le bon réflexe est de raisonner à périmètre égal. Listez les fonctionnalités dont votre flotte a vraiment besoin, aujourd’hui et dans les prochaines années, puis demandez à chaque fournisseur le prix correspondant...

La solution Optimum est modulaire : vous sélectionnez, pour chaque véhicule et chaque conducteur, les services connectés dont vous avez besoin, et vous pouvez ajouter des options au fil du temps. Un simple tableur comme Excel atteint vite ses limites pour suivre et analyser une flotte. Le logiciel, lui, centralise l’information dans un seul outil, et le gestionnaire peut piloter sa flotte sur site ou en déplacement grâce à l’application mobile.

Voici les principaux modules à considérer :

Kilométrage et suivi des entretiens

Le kilométrage réel remonté par la plateforme sert de base au suivi de l'entretien des véhicules. Pour les véhicules en location, il permet aussi de suivre le respect de la loi de roulage du contrat signé avec le loueur. Des alertes d'échéance sont programmables, en lien avec le kilométrage effectué et le calendrier constructeur.

Avec la maintenance préventive, vous limitez les immobilisations imprévues et gardez des véhicules en bonne santé. L'activité des commerciaux et les livraisons ne sont pas interrompues, et la gestion administrative de la flotte gagne du temps, grâce à l'historique des entretiens de chaque véhicule.

Alertes techniques, usage abusif, consommation de carburant

L'automatisation de certains suivis, vous fera gagner du temps et faire des économies.

• Alertes techniques : vous êtes prévenu rapidement d'un problème sur un véhicule, sans attendre qu'il immobilise son utilisateur. Vous anticiperez ainsi les opérations de réparation ou d'entretien.
• Suivi de l'utilisation, autorisée ou non : surveillance des utilisations hors heures de travail ou hors zone, grâce à la géolocalisation et à l'historique des trajets. Le gestionnaire s'assure du respect de la politique d'utilisation des véhicules de l'entreprise, qu'il s'agisse d'un usage professionnel ou personnel. La confidentialité est respectée en accord avec le RGPD et la CNIL.
• Carburant : suivez la consommation et soyez alerté en temps réel en cas d'usage frauduleux (facture de plein supérieure à la capacité du réservoir, chute brutale du niveau de carburant, par exemple en cas de siphonnage).

D'autres options à la carte existent, comme le suivi des températures pour les professionnels du transport, de la livraison ou de la logistique, la gestion des missions ou l'étude d'électrification, qui identifie les véhicules pouvant passer à l'électrique en tenant compte de réglementations comme la LOM.

Les données de conduite ont aussi un intérêt pour la sécurité : leur analyse permet d'identifier les freinages, accélérations ou virages brusques qui révèlent les comportements à risque. L'objectif est de réduire le nombre de sinistres, et de disposer d'arguments pour négocier avec votre assureur automobile. Chaque conducteur dispose de bonnes informations pour améliorer sa conduite.

3. Les services et l’accompagnement : frais de mise en place et services inclus dans l’abonnement

Le service fait partie du prix d'une solution de gestion de flotte, et c’est souvent sur ce poste que les offres se distinguent le plus. Pour bien comparer les devis, il faut séparer deux types de coûts : ceux que vous ne payez qu’une fois, au lancement du projet, et ceux qui sont compris dans l’abonnement mensuel pendant toute la durée du contrat.

A. Les frais de mise en place : des coûts ponctuels

Au démarrage, plusieurs prestations sont nécessaires pour que le logiciel soit opérationnel. Elles sont généralement facturées une seule fois, sous forme de frais de mise en service :

• L’installation des boîtiers : comme vu précédemment, son coût dépend du nombre de véhicules et de site géographique à équiper
• Le paramétrage de la plateforme : création des véhicules, des conducteurs, des alertes et autres règles d’utilisation propres à l’entreprise.
• L’intégration des données : import du parc existant (contrat de location, historique d’entretien, cartes carburant…) et si besoin intégration avec vos autres logiciels métiers : comptabilité, ERP etc..

B. Les services inclus dans l’abonnement SaaS

Le modèle SaaS a un avantage : une partie du service est comprise dans l’abonnement mensuel, sans surcoût. C’est en principe le cas de l’accès à la plateforme, à l’application mobile, les coûts d’hébergement, les mises à jour du logiciel, l’accès au support client.

Chez Optimum, notre service client vous accompagne dans la prise en main, répond à vos questions et vous guide en cas de besoin.

Pour la garantie du matériel, nos traceurs GPS et nos accessoires bénéficient d'une garantie pièces et main-d'œuvre pendant toute la durée du contrat. Pas de coût caché : la maintenance fait partie du contrat. C'est l'assurance d'un suivi fiable dans le temps, sans mauvaise surprise